Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

Le site TalentsHotels est exploité par I.R.I.S. FORMATION CONSEIL, société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, dont le siège est au 9 rue des Colonnes, 75002 Paris, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 905 385 928, SIRET 90538592800015, numéro de TVA intracommunautaire FR74905385928.

Cette société est responsable du traitement de toutes les données décrites ci-dessous. Le directeur de la publication est M. Christophe Dumont, président.

Pour toute question relative à vos données, écrivez à [email protected].

2. Les traitements, en un tableau

Le tableau ci-dessous recense chaque traitement. Il est établi d'après le fonctionnement réel du site, et les sections suivantes détaillent ce qui le mérite.

La suppression de votre compte efface immédiatement tout ce qui s'y rattache, sauf les factures, que la loi impose de conserver dix ans.

3. Votre compte

3.1 Candidat

Nous collectons votre prénom, votre nom, votre adresse électronique, votre mot de passe sous forme hachée, et, si vous les renseignez, votre téléphone, votre adresse postale, votre ville, votre code postal, votre pays, votre région, votre date de naissance, votre photographie, l'intitulé du poste que vous recherchez, votre employeur actuel et une description libre.

Finalité : tenir votre compte, publier votre fiche selon la visibilité que vous choisissez, et vous permettre de postuler.

La suppression de votre compte, que vous pouvez demander à tout moment depuis vos réglages, efface votre compte, votre profil, vos candidatures, vos messages, vos entretiens, vos fichiers, votre adresse relais, vos envois spontanés et vos réglages.

Un compte sans connexion depuis vingt-quatre mois est supprimé. Nous vous en prévenons d'abord par courriel, dans votre langue ; la suppression a lieu trente jours plus tard si vous ne vous êtes pas reconnecté. Une simple connexion avant cette échéance l'annule. Cet avertissement ne peut pas être désactivé.

3.2 Employeur ou cabinet de recrutement

Nous collectons la raison sociale, le prénom, le nom et la fonction de la personne de contact, l'adresse électronique de connexion, l'adresse électronique de l'établissement, le téléphone, l'adresse postale, le numéro SIRET, le numéro de TVA, et les éléments de présentation déposés : logo, bannière, photographies, vidéo, description.

Un compte d'employeur est examiné par notre administration avant de pouvoir être utilisé. Nous conservons la décision prise, sa date, son auteur et, en cas de refus, le motif communiqué.

3.3 Administration

Notre administration dispose d'un accès complet aux comptes et aux journaux. Cet accès est nécessaire pour approuver les comptes, traiter les signalements et répondre à vos demandes ; il est limité aux personnes de notre société qui en ont besoin.

4. Vos documents et vos candidatures

4.1 CV, lettres de motivation, pièces jointes

Vous pouvez déposer un curriculum vitae au format PDF, et une lettre de motivation par candidature, sous forme de texte, de fichier PDF, ou des deux.

Ces documents ne sont pas accessibles publiquement. Ils ne sont transmis qu'aux employeurs auxquels le réglage de confidentialité que vous avez choisi les ouvre, et le fichier lui-même n'est servi qu'après vérification de ce réglage.

4.2 Candidatures, suivi et entretiens

Nous conservons le lien entre vous et l'annonce, la date de votre candidature, son état, et l'historique complet des changements d'état avec la date et l'auteur de chacun.

Lorsqu'un employeur vous propose un entretien, nous conservons le type d'entretien — sur place, par téléphone ou en visioconférence —, le lieu ou le lien de connexion, les créneaux proposés, celui que vous retenez, le titre et la description rédigés par l'employeur, le motif d'un refus ou d'une annulation, et la partie qui a annulé. L'employeur et vous pouvez chacun ajouter des notes, qui ne sont visibles que de leur auteur.

La durée de deux ans court à compter de la dernière activité, et non du dépôt : c'est la plus récente de ces quatre dates.

• le dépôt de la candidature
• son dernier changement d'état
• le dernier message échangé à son sujet
• la dernière modification d'un entretien

Un dossier déposé il y a trois ans mais discuté le mois dernier n'est donc pas supprimé.

5. La messagerie et les adresses relais

5.1 Les messages

Les messages échangés entre un candidat et un employeur sont conservés avec leur objet, leur contenu, leur date et leur auteur.

Un employeur peut vous écrire sans que vous ayez postulé. Son message apparaît alors dans vos échanges. Nous n'affichons pas son adresse électronique : seul le nom de l'établissement vous est indiqué.

5.2 Le courriel reçu dans sa forme brute

Lorsqu'un employeur répond par courriel à une candidature spontanée, nous conservons aussi le message tel que nous l'avons reçu, en-têtes techniques compris, afin de pouvoir le rattacher correctement et de traiter une contestation d'acheminement.

Cette forme brute est effacée au bout de trente jours. Seuls l'objet et le corps analysé sont conservés au-delà.

5.3 Vos adresses relais

Pour que vous n'ayez pas à communiquer votre adresse personnelle, le site vous attribue une adresse relais de la forme [email protected], et une adresse propre à chaque échange de la forme [email protected].

Les messages qui y parviennent vous sont transmis à votre adresse réelle, que le destinataire ne voit pas. Ce dispositif existe pour réduire ce que nous divulguons, non pour collecter davantage.

5.4 Le relevé automatique des courriels entrants

Toutes les quinze minutes, un programme relève la boîte [email protected], qui reçoit le courrier adressé au domaine talentshotels.com et au domaine candidats.talentshotels.com. Chaque message est examiné et, selon le cas, rattaché à un échange et transmis au candidat concerné, ou écarté.

La boîte [email protected] reçoit les avis de non-remise. Elle est ouverte en lecture seule : rien n'y est jamais écrit, ni marqué, ni supprimé. Les avis de non-remise examinés sont enregistrés comme les autres courriels entrants, et leur forme brute est effacée au bout de trente jours.

6. La candidature spontanée

Vous pouvez adresser votre candidature à un établissement qui n'est pas inscrit sur le site, lorsque celui-ci a indiqué une adresse de recrutement et l'a confirmée.

Cet envoi repose sur votre consentement, recueilli envoi par envoi au moyen d'une case que nous ne cochons jamais d'avance. Nous enregistrons le texte exact auquel vous avez consenti et la date à laquelle vous l'avez fait, afin de pouvoir en justifier.

Le site limite ces envois.

• six mois doivent s'écouler entre deux envois au même établissement
• cinq envois par jour au plus
• trois au plus vers un même établissement non inscrit
• cinq mégaoctets par pièce jointe, dix au total

Chaque envoi porte un lien permettant à l'établissement de ne plus recevoir de candidature spontanée. Dès qu'il l'exerce, aucun nouvel envoi ne lui est possible.

Vous pouvez retirer votre consentement pour les envois futurs en n'en formant plus. Un envoi déjà parti ne peut pas être rappelé : il se trouve dans la boîte de son destinataire.

7. Vos réglages, et la preuve de ce que vous avez accepté

7.1 Réglages de confidentialité

Vous choisissez, donnée par donnée, qui peut la voir : vous seul, les employeurs auxquels vous avez postulé, l'ensemble des recruteurs connectés, ou tout le monde. Ce réglage s'applique partout : sur votre fiche, dans les écrans des recruteurs, dans les courriels que nous envoyons et dans vos documents.

Un autre candidat ne voit jamais vos données, quel que soit votre réglage, sauf celles que vous avez rendues publiques.

Nous conservons l'historique de vos choix — niveau précédent, nouveau niveau, date — afin d'être en mesure de démontrer ce que vous avez décidé et quand. Cet historique survit trois ans à la fermeture de votre compte, parce qu'il sert précisément à cela.

7.2 Préférences de notification

Vous décidez, type par type, des courriels que vous souhaitez recevoir. Ce que vous décochez reste visible sur le site ; seul l'envoi du courriel s'arrête.

Certains courriels ne se règlent pas et partent toujours, parce que sans eux vous perdriez l'usage ou le contrôle de votre compte.

• la validation d'une adresse
• la réinitialisation d'un mot de passe
• la décision prise sur votre compte
• la confirmation de sa suppression
• l'avertissement avant suppression pour inactivité
• les factures et les règlements
• la vérification d'une adresse de recrutement
• le rappel avant la reconduction d'un abonnement

Nous ne conservons aucune copie des courriels envoyés.

7.3 La preuve de votre acceptation

Lorsque vous acceptez les conditions générales et la présente politique, nous enregistrons le document accepté, sa version — une date — et l'heure de votre acceptation. Pour un candidat, la déclaration d'avoir au moins dix-huit ans est enregistrée de la même manière.

Nous n'enregistrons pas votre adresse IP avec cette acceptation : le journal des connexions la porte déjà pour la même période, et la redoubler n'ajouterait aucune preuve.

8. La sécurité de votre connexion

8.1 Le journal des connexions

À chaque connexion, réussie ou non, nous enregistrons la date, l'adresse IP, le navigateur, le système d'exploitation, le type d'appareil et, lorsque nous en disposons, le pays et la ville déduits de l'adresse IP. Les tentatives infructueuses sont également enregistrées, et servent à limiter le nombre d'essais.

Ces données ne sont consultables que par notre administration. Aucun autre utilisateur, aucune page du site et aucun document téléchargeable ne les expose.

Elles sont supprimées automatiquement au bout de douze mois.

8.2 L'avis de connexion depuis un nouvel appareil

Nous vous prévenons par courriel lorsque votre compte est utilisé depuis un appareil que nous ne reconnaissons pas.

Pour le reconnaître, nous déposons dans votre navigateur le cookie th_appareil, qui contient un nombre tiré au hasard. Nous n'en conservons que l'empreinte, protégée par hachage, une forme de chiffrement irréversible : le nombre lui-même ne quitte pas votre navigateur, et une personne qui obtiendrait notre base ne pourrait pas en fabriquer un valide.

À défaut de cookie — vous l'avez effacé, ou votre navigateur le refuse —, nous consultons une seconde marque, plus grossière : la famille du navigateur et celle du système, « Chrome, Windows » par exemple, également conservée sous forme hachée. Elle ne distingue pas deux appareils de même configuration, et ne permet pas de vous suivre.

L'adresse IP n'entre dans aucune de ces deux marques, et ne figure pas dans le courriel.

Si ni l'une ni l'autre ne vous reconnaît, l'avis vous est envoyé, et l'appareil devient connu : la connexion suivante depuis le même navigateur est silencieuse. Cet avis peut être désactivé dans vos préférences de notification.

9. Les paiements

Les offres payantes sont réglées par Stripe.

Aucune donnée de carte bancaire n'est enregistrée par le site, ni ne transite par lui : vous les saisissez chez Stripe.

Nous conservons l'identité de facturation que vous indiquez — raison sociale, adresse, SIRET, numéro de TVA, adresse électronique —, les factures et avoirs émis avec leurs montants et leur période, le document PDF correspondant, et les identifiants techniques attribués par Stripe qui nous permettent de rapprocher un règlement d'une facture.

Les pièces comptables sont conservées dix ans, conformément à la loi.

10. Les autres traitements

10.1 Les vues d'annonce

Lorsqu'une annonce est consultée, nous enregistrons l'annonce concernée, la date, l'adresse IP du visiteur, son navigateur et la page d'où il vient, afin de présenter à l'employeur le nombre de consultations de son annonce sur sept et sur trente jours.

L'adresse IP et le navigateur sont effacés au bout de trente jours. La ligne et le compteur restent, car l'affichage ne porte que sur sept et trente jours.

10.2 Les formulaires publics

Le formulaire de contact, la demande de démonstration, la demande de devis de groupe et l'inscription à la lettre d'information collectent les coordonnées que vous y portez. La demande de devis enregistre également votre adresse IP et votre navigateur.

Le formulaire de contact, lui, n'enregistre rien dans notre base : il envoie un courriel, et ce qui en reste se trouve dans notre boîte aux lettres.

10.3 Les signalements de contenu

Lorsqu'une personne signale un contenu, nous enregistrons le contenu visé, le motif choisi, l'explication rédigée, la date, et — si le signalant les a indiquées — son nom et son adresse électronique. Ces coordonnées sont facultatives : un signalement anonyme est examiné comme un autre.

11. Qui reçoit vos données

Les employeurs et cabinets inscrits, dans la limite de ce que votre réglage de confidentialité leur ouvre, et de ce que vous leur adressez en postulant.

Notre administration, dans les conditions du point 3.3.

Nos sous-traitants techniques, au point 12.

Nous ne vendons aucune donnée et n'en transmettons à aucun partenaire commercial.

12. Nos sous-traitants et les transferts hors de l'Union européenne

Nous faisons appel à des prestataires tiers pour l'hébergement, le paiement, la diffusion et le fonctionnement du site. Certains sont établis aux États-Unis, ce qui implique un transfert de données hors de l'Union européenne.

Nous nous assurons que chacun présente un niveau de protection conforme au règlement général sur la protection des données : décision d'adéquation de la Commission européenne, cadre de protection des données UE–États-Unis, ou clauses contractuelles types.

13. Cookies et stockage dans votre navigateur

Le site dépose trois cookies, et trois seulement.

Les trois sont transmis uniquement en HTTPS, inaccessibles au code JavaScript, et limités au site.

Ces trois cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du site : votre consentement n'est pas requis, et aucune bannière ne vous le demande.

Le site n'utilise ni mesure d'audience, ni traceur publicitaire, ni pixel, ni balise. Il n'écrit rien dans le stockage local de votre navigateur. Il ne charge aucune police de caractères depuis un service extérieur.

Deux services tiers déposent leurs propres cookies lorsqu'ils se chargent : Stripe sur le chemin de paiement, Vimeo sur la fiche d'un établissement qui a déposé une vidéo — quand ils se chargent.

14. Les mineurs

Le service n'est pas destiné aux mineurs. À l'inscription, le candidat déclare avoir au moins dix-huit ans ; nous ne demandons pas de date de naissance et ne procédons à aucune vérification d'âge.

Lorsqu'il est porté à notre connaissance qu'un compte appartient à une personne mineure, nous le supprimons, avec les données qui s'y rattachent, et nous en informons le titulaire à l'adresse du compte.

Si vous constatez qu'un compte appartient à un mineur, signalez-le à [email protected].

15. Vos droits

Vous disposez du droit d'accéder à vos données, de les faire rectifier, de les faire effacer, de vous opposer à leur traitement, d'en demander la limitation, d'en recevoir une copie dans un format réutilisable, et de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur lui.

Une partie de ces droits s'exerce directement depuis votre compte.

• les réglages de confidentialité déterminent qui voit quoi
• les préférences de notification déterminent ce que nous vous envoyons
• la suppression de votre compte efface vos données

Pour les autres demandes, écrivez à [email protected]. Nous répondons dans le délai d'un mois.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Si une donnée vous concernant est publiée par un autre utilisateur, vous pouvez la signaler par le lien « Signaler » présent sur chaque contenu, ou écrire à [email protected]. Nous examinons le signalement et retirons promptement ce qui est manifestement illicite.

16. Sécurité

Les mots de passe sont protégés par hachage, une forme de chiffrement irréversible : nous ne pouvons pas les lire, et une personne qui obtiendrait notre base ne le pourrait pas davantage. L'empreinte d'appareil et le jeton du cookie th_appareil sont protégés de la même façon.

Les échanges avec le site se font en HTTPS. Les curriculum vitae, les lettres de motivation et les pièces jointes ne sont pas accessibles par une adresse directe : chaque téléchargement vérifie la session et le réglage de confidentialité. Les formulaires sont protégés contre les requêtes falsifiées, et le nombre de tentatives de connexion est limité.

17. Modification de cette politique

Nous indiquons en tête la date de la version en vigueur. Lorsqu'une modification change la nature d'un traitement ou ajoute une finalité, nous en informons les titulaires de compte par courriel, et leur acceptation est redemandée à la connexion suivante.